e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki fark nedir?
İkisi de elektronik fatura, ikisi de resmî. Fark, karşı tarafın kim olduğunda ve belgenin hangi yoldan gittiğinde.
Workpro ekibi · 18 Şubat 2026 · 7 dakikalık okuma
Soru şöyle geliyor genelde: “Ben e-Fatura mükellefiyim, neden bu müşteriye e-Arşiv kesiyorum?” Cevap tek cümlede: hangisini keseceğinizi siz değil, alıcı belirler.
Tek ayrım noktası
| e-Fatura | e-Arşiv | |
|---|---|---|
| Alıcı | GİB e-Fatura sistemine kayıtlı mükellef | Kayıtlı olmayan mükellef veya nihai tüketici |
| Nasıl ulaşır | GİB altyapısı üzerinden alıcının sistemine | E-posta, bağlantı, kâğıt çıktı — alıcıya siz ulaştırırsınız |
| GİB’e bildirim | Belge zaten sistemden geçiyor | Raporla bildirilir |
| Alıcı reddedebilir mi | Ticari senaryoda evet, temel senaryoda hayır | Hayır — sistem içinde ret mekanizması yok |
Alıcının kayıtlı olup olmadığını nereden bilirsiniz
GİB’in yayımladığı mükellef listesinden, vergi kimlik numarası ile. Bu liste her gün değişir: dün e-Arşiv kestiğiniz müşteri bugün e-Fatura mükellefi olmuş olabilir. Bu yüzden kontrol her fatura öncesinde yapılır, kart üstünde bir kere işaretlenip bırakılmaz.
Yanlış tarafı seçmenin sonucu ciddidir: e-Fatura mükellefine kesilen e-Arşiv belgesi geçersiz sayılır, faturayı iptal edip doğrusunu kesmeniz gerekir.
Senaryolar
- Temel fatura. Alıcı sistem üzerinden ret gönderemez. İtirazını genel hukuk yollarıyla yapar. Uygulamada yaygın olan budur.
- Ticari fatura. Alıcının belirli bir süre içinde kabul ya da ret cevabı verme hakkı vardır; cevap gelmezse kabul edilmiş sayılır. Bu senaryoyu seçtiyseniz gelen kutunuzu izlemeniz gerekir.
İhracat, yolcu beraberi eşya ve kamuya kesilen faturalar için ayrı senaryolar kullanılır.
Tutar eşikleri her yıl değişir
e-Arşiv faturası düzenleme zorunluluğu belirli tutarların üzerindeki satışlar için geçerli ve bu tutarlar her yıl yeniden değerleme oranıyla güncelleniyor. Burada bir rakam yazmıyoruz; güncel eşiği GİB’in yürürlükteki tebliğinden teyit edin.
Durumlar ne anlama geliyor
Belgenin “kesilmiş” olması, karşı tarafa ulaşmış olması değildir. Arada birkaç adım var ve her birinde takılabilir:
- Taslak. Henüz imzalanmamış, hiçbir yere gitmemiş.
- Gönderildi. Entegratöre ya da GİB’e teslim edildi.
- GİB’de bekliyor. Zarf işleniyor. Birkaç dakika sürebilir.
- Resmileşti. Belge numarası kesinleşti, süreç tamam.
- Reddedildi / hatalı. Genellikle alıcı bilgilerinde ya da şemada bir sorun var. Hata metnini okumak gerekir; “tekrar gönder” demek çoğu zaman aynı hatayı üretir.
En sık görülen hata sebebi: alıcının vergi numarasının yanlış ya da eksik olması, ve alıcı etiketinin (posta kutusu adresinin) değişmiş olması.
Pratikte ne yapmalı
- Durumu fatura listesinde görün; tek tek detaya girmek zorunda kalmayın.
- “Gönderildi”de takılı kalan belgeleri gün sonunda süzün — genellikle bir tanesi hata almıştır ve kimse fark etmemiştir.
- Reddedilen belgeyi düzeltmeden tekrar göndermeyin.
- İptal ve itiraz sürelerini takviminize alın; e-Arşiv’de iptal süresi sınırlıdır.
Kendi verinizle bakmak en hızlısı
Otuz dakikalık bir ekran paylaşımı. Sizin işinize benzeyen bir akışı — teklif, sipariş, fatura, stok — çalışan ekranda birlikte geziyoruz. Muhasebe programınız bağlanabiliyorsa birkaç faturayı çekip sonucu birlikte bakıyoruz. Sunum yok, slayt yok.