8 Ekim 2026 · 4 dakikalık okuma · Veri bütünlüğü
Aynı faturanın iki kez kaydedilmesi, raporu bozan en sessiz hatadır: toplam artar, cari bakiyesi şişer, stok fazla görünür ve fark genellikle aylar sonra fark edilir. Dört farklı sebepten olur ve her birinin çözümü ayrıdır.
1. Elle çift giriş
İki kişi aynı belgeyi girer ya da aynı kişi kaydettiğinden emin olamayıp tekrar girer. Çözüm basit: belge numarası benzersiz olmalı ve aynı numara ikinci kez kaydedilememeli. Workpro'da aynı numaradan ikinci fatura açılamaz; kayıt “bu numaralı fatura zaten var” diye reddedilir, sessizce üzerine yazılmaz.
2. Aktarımın tekrarlanması
Muhasebe programından ya da entegratörden çekim ikinci kez çalıştırıldığında aynı belgeler yeniden gelir. Çözüm, dış kaydın kimliğini saklamaktır: her aktarılan belge için (kurulum, tür, dış kimlik) üçlüsü tutulur ve bu üçlü benzersizdir. Aynı belge ikinci kez geldiğinde yeni kayıt açılmaz, mevcut kayıt bulunur.
Workpro'nun çekme ekranı listeyi önce gösterir; Workpro'da zaten olan belge satırda “Workpro'da zaten var” diye işaretlidir. Gelen e-fatura kutusunun otomatik taranmasında ilk tarama hiçbir belge açmaz, yalnız başlangıç noktası koyar: kutuda bekleyen eski belgeler çoğunlukla zaten girilmiştir.
3. Aynı belge, iki kimlik
Daha az bilineni budur. Muhasebe programında bir fatura kopyalanır, e-belgesi yeni kayıttan kesilir, eski kayıt silinir. Belge aynıdır ama artık başka bir kimlik taşır; yalnız kimliğe bakan kontrol onu yeni sanır.
Workpro bu yüzden kimliğin yanında belgenin kendisine de bakar. Önce aynı UUID ya da aynı GİB numarası aranır. GİB numarası yalnız satıcı başına tekil olduğu için numara eşleşmesi aynı karşı tarafı ister: aynı cari ya da aynı vergi numarası. Kimlik de numara da tutmazsa olası mükerrer aranır: aynı cari, aynı yön, aynı para birimi, kuruşu kuruşuna aynı toplam ve ±15 gün içinde tarih.
Tek aday varsa, kalemleri aynıysa ve aday başka bir belgeye bağlı değilse yeni kayıt açılmaz, bağ ona kurulur. Şartlar tutmuyorsa otomatik çekim belgeyi açmaz, bekletir ve bildirir; elle çekimde önizleme uyarır, karar sizindir.