Aynı soruya üç farklı cevap: raporlar neden tutmaz?

“Bu ay ne sattık?” sorusuna üç kişi üç farklı cevap veriyorsa, üçü de kendi içinde tutarlıdır. Fark, herkesin farklı bir olayı saymasından çıkar.

Dört tipik kaynak

1. Farklı an

Satış siparişi mi, sevkiyat mı, fatura mı sayılıyor? Üçü farklı aylara düşebilir. Bir rapor “satış” diyorsa hangi belgeyi saydığını yazmalıdır. Workpro'da belge tipleri ayrıdır: açık sipariş, sevk edilen, faturalanan ayrı ayrı okunur.

2. Taslakların karışması

Yarım kalmış fatura bakiyeye giriyorsa toplam şişer. Taslak ile onaylı ayrımı bunun içindir: onaylanmamış belge cariyi, stoğu ve raporu etkilemez.

3. İade ve iptalin gözden kaçması

İade faturası ayrı bir evrak tipiyse rapordan düşülür; “not” olarak yazıldıysa düşülmez. Kayıt düzeni burada belirleyicidir.

4. Aynı belgenin iki kez girilmesi

Mükerrer kayıt yalnız aktarımda değil, elle girişte de olur. Belge numarasının benzersiz olması ve dış kaydın kimliğinin saklanması bunu engeller (ayrıntılı yazı).

Kontrol listesi

• Rapor hangi belge tipini sayıyor — sipariş mi, fatura mı?
• Taslaklar dahil mi? Dahilse neden?
• İade ve iptal düşülüyor mu?
• Tarih hangi alandan geliyor — belge tarihi mi, kayıt tarihi mi?
• Para birimi ve kur hangi ana ait?
• Hangi firma ve şube dahil?

Bu altı sorunun cevabı sistemde sabitse rapor tutar. Cevabı raporu hazırlayanın tercihine bağlıysa tutmaz.

Bir örnek

Bir müşterimizde “ciro” üç yerde farklıydı: satış ekibi siparişi, muhasebe faturayı, patron tahsilatı sayıyordu. Üçü de doğruydu. Kurulumdan sonra pano üç sayıyı ayrı ayrı gösterdi — açık sipariş, faturalanan, tahsil edilen — ve tartışma bitti. Aradaki fark artık bir hata değil, yönetilecek bir büyüklük: sipariş ile fatura arasındaki fark üretim/sevk gecikmesi, fatura ile tahsilat arasındaki fark vade.