8 Ekim 2026 · 3 dakikalık okuma · İş zekâsı
“Bu ay ne sattık?” sorusuna üç kişi üç farklı cevap veriyorsa, üçü de kendi içinde tutarlıdır. Fark, herkesin farklı bir olayı saymasından çıkar.
Beş tipik kaynak
1. Farklı an
Satış siparişi mi, sevkiyat mı, fatura mı sayılıyor? Üçü farklı aylara düşebilir. Bir rapor “satış” diyorsa hangi belgeyi saydığını yazmalıdır. Workpro'da belge tipleri ayrıdır: açık sipariş, sevk edilen ve faturalanan ayrı ayrı okunur; sevk edilip faturası kesilmemiş irsaliyeler kendi süzgeciyle listelenir.
2. Taslakların karışması
Yarım kalmış fatura bakiyeye giriyorsa toplam şişer. Taslak ile onaylı ayrımı bunun içindir: onaylanmamış belge cariyi, stoğu ve raporu etkilemez. Fatura listesinde taslak ayrı renkte durur; isterseniz listeden gizlenir.
3. İade ve iptalin gözden kaçması
İade faturası ayrı bir evrak tipiyse rapordan düşülür; “not” olarak yazıldıysa düşülmez. Kayıt düzeni burada belirleyicidir. Workpro'da satıştan iade ayrı bir fatura tipidir; panodaki net satış iadeyi kendi ayından düşer.
4. Aynı belgenin iki kez girilmesi
Mükerrer kayıt yalnız aktarımda değil, elle girişte de olur. Belge numarasının benzersiz olması ve dış kaydın kimliğinin saklanması bunu engeller (ayrıntılı yazı).
5. Defterin ayrı tutulması
Muhasebe başka bir programdaysa ve faturalar oraya ikinci kez giriliyorsa iki kayıt zamanla ayrışır: biri unutulan bir iadeyi, öbürü geç girilen bir faturayı taşır. Workpro'da genel muhasebe açıksa yevmiye fişi belgeyle aynı işlemde yazılır. Mutabakat her gün defteri cari bakiyeleriyle ve faturaların KDV'siyle karşılaştırır; fark varsa sebebini yazar: açılış farkı, fişsiz belge, taslak fiş ya da kuruş farkı.
Kontrol listesi
- Rapor hangi belge tipini sayıyor — sipariş mi, fatura mı?
- Taslaklar dahil mi? Dahilse neden?
- İade ve iptal düşülüyor mu?
- Tarih hangi alandan geliyor — belge tarihi mi, kayıt tarihi mi?
- Para birimi ve kur hangi ana ait?
- Hangi firma ve şube dahil?
Bu altı sorunun cevabı sistemde sabitse rapor tutar. Cevabı raporu hazırlayanın tercihine bağlıysa tutmaz.
Bir örnek
Bir işletme düşünelim: “ciro” üç yerde farklı. Satış ekibi siparişi, muhasebe faturayı, patron tahsilatı sayıyor. Üçü de doğru. Pano üç sayıyı ayrı ayrı gösterdiğinde — açık sipariş, faturalanan, tahsil edilen — tartışma biter. Aradaki fark artık bir hata değil, yönetilecek bir büyüklüktür: sipariş ile fatura arasındaki fark üretim ya da sevk gecikmesi, fatura ile tahsilat arasındaki fark vadedir.