Sorun nerede
Teklif bir Word'de, sözleşme başka bir Word'de, fatura muhasebe programında, tahsilat bir tabloda. Ay sonunda “bu projeden ne tahsil ettik, ne bekliyor” sorusunun cevabı dört dosyanın karşılaştırılmasıyla çıkar; çoğu zaman çıkmaz.
Proje ve hizmet veren firmalar
Yazılım, mühendislik, montaj, bakım. İş bir teklifle başlar, sözleşmeyle bağlanır, aylarca sürer ve parça parça faturalanır. Workpro bu zinciri dört ayrı dosyada değil, tek kayıtta tutar.
- Kendi Word şablonunuzdan sözleşme
- Taksitli ödeme takvimi
- Taksitten fatura ve tahsil durumu
- Tahsil bekleyen taksit
- Vadesi gelen, kapanmayan
- Süresi dolacak
- Yenileme zamanı
- İmza bekleyen
- İmzalı nüshası yüklenmemiş
- Teklif dönüşümü
- Siparişe dönen teklif
Şemayı yana kaydırabilirsiniz
Tekliften tahsilata
- TeklifKategorisiyle hazırlanır; kabul edilen teklif sözleşmenin kaynağı olur.
- SözleşmeKendi Word şablonunuzdan, ürün kategorisine bağlı soru formuyla tek hareketle üretilir.
- Ödeme takvimiTaksitler tutar, işin yüzdesi ya da ürün adedi olarak vadesiyle planlanır.
- Fatura ve tahsilatTaksitten fatura kesilir; tahsilat taksitin faturasıyla eşleşir.
Sözleşmeden tahsilata tek kayıt
Teklif, sözleşme, taksit, fatura ve tahsilat birbirine bağlı; hangisinin hangisinden doğduğu sonradan bulunur.
Kategorili teklif
Teklif kategorisiyle hazırlanır; kabul edilen teklif siparişe döner ya da sözleşmenin kaynağı olur.
Şablondan sözleşme
Kendi Word şablonunuz; soru formunun cevapları belgede yerine basılır, imza ve süre takibi başlar.
Ödeme takvimi
Taksit tutar, sözleşme bedelinin yüzdesi ya da ürün adedi olarak; KDV taksit başına hesaplanır.
Taksitten fatura
Fatura taksitten tek hareketle kesilir; isterseniz imzalı sözleşmede kendiliğinden.
Tahsil durumu
Tahsilat taksitin faturasıyla eşleşir; eşleşmeyen tahsilat en eski borcu kapatır.
CRM
Ziyaret, tanıtım ve teklif takibi görevleri cariye bağlanabilir; aday cariler ayrı listede.
Sözleşme sizin şablonunuzdan
Kendi Word şablonunuz bir kez hazırlanır; taraflar ve bedel cariden ve tekliften, kapsam ürün kategorisine bağlı soru formundan gelir, belge tek hareketle çıkar. Tablolar ve madde numaraları korunur.
Sözleşme cariye bağlı kalır: imza durumu, bitiş tarihi ve sözleşmeye kesilen faturalar aynı kayıtta. Süresi dolacaklar raporda çıkar.
Sözleşme
Taksit taksit faturalayın
Sözleşmeye bağlı ödeme takvimi taksitleri vadesiyle tutar. Taksit sabit tutar, sözleşme bedelinin yüzdesi ya da ürün adedi olabilir; adette ürün listesi tekliften ya da siparişten aktarılır. Fatura taksitten tek hareketle kesilir.
Takvim satış yönünde müşteriden tahsilatı, alış yönünde taşerona ödemeyi izler.
- Otomatik fatura: vadeden belirlediğiniz gün önce
- Tahsilat takvimden girilir, taksite eşlenir
- Adetli faturada ürün seçilen depodan düşer
Görüşme ve fatura aynı kartta
Ziyaret, tanıtım ve teklif takibi görev olarak açılır; görev bir cariye bağlanabilir. Görevler takvimde gün gün, görev merkezinde kişi bazında görünür. Henüz belge kesilmemiş adaylar cari listesine karışmaz, CRM'de aday cariler altında durur.
CRM
Sorun ve kurulum
Kurulumda ne yapıyoruz
Teklif kategorileri ve sözleşme şablonları tanımlanır, soru formu ürün kategorisine bağlanır. Süren sözleşmeler bitiş tarihleriyle girilir, ödeme takvimi olanların taksitleri yazılır. Süresi dolacaklar raporu ilk aydan çalışır; cariye bağlanan CRM görevleri sayesinde görüşme geçmişi ile fatura geçmişi aynı kartta durur.
Hangi modül ne yapıyor
Modüller her sektörde aynı; bu tablo bu sektörde hangisinin hangi işi gördüğünü özetliyor.
| Modül | Bu sektörde ne yapıyor |
|---|---|
| Sözleşme | Word şablonu, soru formu, imza takibi, süresi dolacaklar, ödeme takvimi |
| Satış ve satın alma | Kategorili teklif, sipariş, sözleşmeye bağlı fatura, kısmi faturalama |
| CRM | Ziyaret, tanıtım ve teklif takibi görevleri; aday cariler |
| Finans | Cari ekstre, tahsilat, alacak yaşlandırma |
| Personel ve bordro | Ücret geçmişi, bordro ve ödeme matrisi |
| Teknik servis | Bakım ve arıza işleri, envanter, servis raporu |
Kullanmadığınız modül kapalı kalır; açtığınız her modül aynı veri tabanına yazar.
Sık sorulanlar
Taksiti işin yüzdesine göre planlayabilir miyim?
Evet. Sözleşme bedeli girilir, her taksite bir yüzde verilir; taksitin tutarı ve faturası bu yüzdeden çıkar. Bedelin KDV dahil olup olmadığını siz belirlersiniz.
Fatura kendiliğinden kesilebilir mi?
İsterseniz. Otomatik fatura yalnız imzalanmış sözleşmede çalışır; taksitin faturası vadeden belirlediğiniz gün önce kesilir, ayara göre taslak ya da onaylı açılır. Onay akışı tanımlıysa fatura akışa girer. Otomatik fatura açılmadan önce zamanı geçmiş taksitler toplu faturalanmaz.
Tahsilatın hangi taksite ait olduğu nasıl bulunur?
Tahsilatı ödeme takviminden girerseniz taksitin faturasıyla eşleşir. Önceden girilmiş tahsilat eşleştirme penceresinden bağlanır. Eşleşmeyen tahsilat carinin en eski borcunu kapatır.
Taşerona yapılan ödemeler için de kullanılır mı?
Evet. Ödeme planı alış yönünde kurulursa taksitler alış faturasına döner ve ödeme durumu aynı biçimde izlenir.
Kendi rakamlarınızla görün
Otuz dakikalık ekran paylaşımı. İşinize benzeyen bir akışı birlikte geziyoruz; sonunda panodaki sayının nereden geldiğini gösteriyoruz. Sunum yok.