Excel’de stok takibi nerede çöker?

Çoğu küçük işletme stoğu Excel’de tutar ve bir süre gayet iyi çalışır. Çöküş ani olmaz; bir gün birinin “bizde bu maldan kaç tane var” sorusuna kimsenin kesin cevap veremediğini fark edersiniz.

Asıl sorun: sayı var, hareket yok

Excel’de tipik bir stok tablosu şuna benzer: ürün adı, kod, miktar. Miktar hücresi elle güncellenir. Bu tabloda saklanan bilgi bugünkü durumdur — nasıl o duruma gelindiği hiçbir yerde yazmaz.

Sonuç: sayı yanlış olduğunda onu doğuran hareketi bulamazsınız. Kimin ne zaman neyi değiştirdiği bilinmediği için düzeltme de yine elle, yine tahminle yapılır.

Doğru soru “kaç tane var” değil, “bu sayı nereden geliyor”.

Diğer altı sorun

1. Aynı anda iki kişi yazamaz. Paylaşımlı dosyada bile birinin değişikliği diğerininkini ezer. “Stok_son_v3_ASLI.xlsx” bu sorunun adıdır.
2. Depo kavramı yok. İkinci depo açtığınızda ya ikinci bir sekme ya ikinci bir dosya açarsınız; transferler iki yerde birden elle düzeltilir.
3. Fatura ile bağ yok. Fatura kesilir, stoktan düşmesi ayrı bir iştir. Yoğun günde unutulan hep bu ikinci adımdır.
4. Geçmiş yok. Geçen ayın sonunda elinizde ne vardı? Dosyanın o günkü kopyası duruyorsa bilirsiniz.
5. Yetki yok. Dosyaya erişen herkes her şeyi değiştirebilir; maliyet sütununu görmesini istemediğiniz kişi de.
6. Formül sessizce bozulur. Araya satır eklenir, aralık kayar, toplam yanlış olur ve hata vermez. Excel’in en tehlikeli özelliği yanlış sonucu aynı güvenle göstermesidir.

Ne zaman geçmek gerekir

Şu işaretlerden ikisi varsa geçiş zamanıdır:

• Stok dosyasına düzenli olarak birden fazla kişi dokunuyor.
• Sayım sonucu ile dosyadaki miktar arasında sürekli fark çıkıyor ve farkın nereden geldiği bulunamıyor.
• İkinci bir depo, şube veya konsinye stok var.
• “Bu müşteriye geçen sene bundan kaç tane satmışız” sorusuna cevap vermek yarım saat sürüyor.
• Faturayı kesen kişi ile stoğu düşen kişi farklı.

Geçerken nelere dikkat etmeli

• Kod düzenini önce oturtun. Aynı ürün üç farklı kodla üç satırda duruyorsa, aktarım üç ayrı stok kartı açar. Temizliği aktarımdan önce yapın.
• Açılış devrini ayrı bir hareket olarak girin. Geçiş günündeki miktarlar sihirli bir başlangıç değeri değil, tarihli bir giriş fişi olmalı.
• Maliyet yöntemini baştan seçin. Ortalama mı, FIFO mu — sonradan değiştirmek geçmiş raporları değiştirir.
• Bir ay çift yürütün. Eski dosyayı da tutun, ay sonunda iki tarafı karşılaştırın. Fark çıkarsa sebebini bulmak hâlâ mümkün olur.

Workpro’da stok nasıl çalışıyor →