Yazılım firmasında sözleşme otomasyonu: bir örnek
Her projeye özel gibi görünen sözleşmelerin aslında ne kadarı değişiyor? Bir şablonu parçalarına ayırdığımızda çıkan cevap: onda biri.
Workpro ekibi · 3 Ekim 2025 · 8 dakikalık okuma
Proje bazlı çalışan firmalarda sözleşme hazırlamak görünmez bir maliyettir. Kimse ona “iş” demez; teklif kabul edildikten sonra birinin bir öğleden sonrasını alır ve bu her projede tekrarlanır.
Şablonu parçalarına ayırmak
Tipik bir yazılım geliştirme sözleşmesini açıp maddeleri üç kümeye ayırdığımızda yukarıdaki tablo çıkıyor: gerçekten projeye özel olan kısım sayfa sayısının onda birini geçmiyor. Kalanı ya hiç değişmiyor ya da birkaç değerin yerine konmasıyla hazır hale geliyor. Buna rağmen tamamı elle hazırlanıyor.
Kurulum: soruları ürüne bağlamak
Otomasyonun işe yaraması için bilginin sözleşme yazılırken değil, daha önce toplanması gerekir. Doğru yer ürün kartı: “bu kategorideki her kalem şu soruları cevaplar”.
Bir yazılım projesi kategorisi için tipik soru kümesi:
- Teslim süresi (gün) — ödeme planındaki tarihleri de belirler
- Garanti süresi (ay)
- Bakım dahil mi, dahilse kapsamı ve süresi
- Kaynak kodu teslim edilecek mi
- Ödeme planı: peşin oranı, ara ödemeler, teslimde kalan
- Barındırma ve lisans giderleri kime ait
- Revizyon hakkı kaç tur
Bunlar zaten teklif aşamasında konuşulan konular. Fark, konuşulanın bir yere yazılıyor olması.
Soru formunu pencereye sığdırmaya çalışmayın
On beş soruluk bir formu küçük bir pencerede doldurmak sinir bozucu. Kendi sayfasında, alan alan gezilebilir olmalı; yarıda bırakılıp sonra dönülebilmeli.
Şablon tarafı
Şablonu sıfırdan yazdırmak yerine firmanın mevcut Word belgesini almak doğru olan. Avukatın onayladığı metin zaten var; değişecek yerlere alan adı konur, gerisi olduğu gibi kalır — tablolar, madde numaralandırması, antet, imza blokları dahil.
Pratikte zorlanılan yerler:
- Koşullu maddeler. “Bakım dahil değilse bu madde hiç olmasın.” Şablonun madde numaralandırmasını bozmadan blok çıkarabilmesi gerekir.
- Tablolar. Ödeme planı çoğu sözleşmede tablodur ve satır sayısı değişkendir. Sabit satırlı bir tabloya üç ödeme sığdırmaya çalışmak en sık yapılan hata.
- Yazıyla tutar. Sözleşmelerde bedel hem rakamla hem yazıyla geçer; ikisinin tutması gerekir.
Ölçülebilir sonuç
Kazanç, geçen sürenin kısalmasından çok tutarlılıkta: her sözleşmede aynı maddeler, aynı yerde. Bir maddeyi güncellemek istediğinizde tek bir şablonu değiştirirsiniz; “hangi müşteriye hangi sürümü göndermiştik” sorusu ortadan kalkar.
Kurulum maliyeti dürüstçe söylemek gerekirse düşük değil: şablonun alanlanması ve soru kümesinin oturması bir-iki gün alır. On sözleşmeden sonra kendini ödüyor, öncesinde değil.
Kendi verinizle bakmak en hızlısı
Otuz dakikalık bir ekran paylaşımı. Sizin işinize benzeyen bir akışı — teklif, sipariş, fatura, stok — çalışan ekranda birlikte geziyoruz. Muhasebe programınız bağlanabiliyorsa birkaç faturayı çekip sonucu birlikte bakıyoruz. Sunum yok, slayt yok.